Resmi kurumlarla iletişim uzun zamandan beri mektupla yapılıyor. Öyle ki Kanada’da devlet organlarından –mesela Kanada Göçmenlik Departmanından- gelen mektuplar kendine has olduğu için daha zarfı bile açmadan nereden geldiğini anlayabiliyorsunuz.
Kanada Yurttaşlık ve Göçmenlik Bakanlığı CIC, başvuran kişiye mektupla ulaşıp bazı talimatlar verip bazen de başvuran kişiden ek bilgi veya belge talep edebiliyor. Bilgi ve belge talebi için başvuran kişiye bazen 3 bazen de 4 ay olmak üzere zaman veriyor.
Tabii çağ değişiyor buna paralel olarak iletişim modları zamanın hızına göre şekilleniyor. Mektup yerine alternatif olarak e-mail de CIC’nin düzenli olarak kullanımına geçiyor. Email 7 gün 24 saat gönderilebilen, en ucuz ve en hızlı iletişim aracı. Artı CIC’de müşteri hizmetlerini modernleştirmenin yolunu arıyor. Bu yüzden de email yolu ile başvuran kişilere bilgi verip onlardan gerektiği durumlarda bilgi ve belge talebinde bulunuyor.
Email kullanımı hem email kullanmasını bilmeyenler için tehlike arz ediyor hem de bu durumu suiistimal edenlere bahane yaratıyor. CIC’nin email ile gönderilen yazıya veya bir talebe zamanında cevap verilmemesi yüzünden dosyası reddedilip kapatılan kişilerde CIC’nin kararını Federal Mahkemeye giderek temyiz etme yolunu seçiyorlar. Gerekçe de çok basit. CIC’nin gönderdiği maili almadıklarını iddia etmek.
Bu gelişmeler de CIC departmanını bir takım önlemler almaya zorladı. Dosya memurlarına bir takım talimatlar verildi. Öncelikle dosya memuru artık başvuran kişi ile email iletişimi kurup kuramayacağını şöyle anlayacak. Eğer formları doldurup dosyasını CIC’ye gönderen bir göçmen adayı;
- Başvuru formunda email adresi vermişse;
- Temsilci Kullanımı Formu (Use of Representative Form IMM 5476)’nda “Posta Adresi” kısmının hemen altındaki yere hem temsilcisinin email adresi yazılmışsa;
- Aday CIC ile email atarak iletişime geçmişse ya da email bildirimi yapmışsa;
dosya memuru adayın email yolu ile iletişimi kabul ettiğini varsayacak ve adaya email yoluyla gerekli bilgi ve belge talebinde bulunabilecek.
Adaydan ek bilgi ve belge talebi durumunda CIC adayın evraklarına bakıp adayın email bildirip bildirmediğine bakacak. Email bildiren adaylara bundan sonra CIC ile olan iletişim email yoluyla yapılacak. Adaya atılan bir email bilgi ve belge talebini bildirecek ve adaya makul bir zaman verilecek (aynı mektupla uygulandığı gibi). Ayrıca adaya zamanında cevap verilmemesi durumunda dosyanın reddedilebileceği uyarısı da yapılacak. Müsaade edilen sürede cevap vermeyen adayların dosyasına;
“An email was sent to the applicant requesting additional documentation. The applicant was also advised that failure to provide the requested documentation may result in a refusal of the application. The applicant failed to comply with the request.”
“Başvuran kişiye gerekli olan ek bilgi/belge talebi için email atıldı. Gerekli bilgi ve belgenin zamanında sağlanmaması durumunda adayın başvurusunun reddedilmesi sonucu doğabileceği konusunda da aday uyarıldı. Başvuran kişi talebe yanıt vermemiştir”
diyerek mesajın atıldığı email, tarih ve adaya verilen zaman belirtilecek. Aday daha sonra dosyasının reddedilmesi durumunu Federal Mahkemeye taşıyarak temyize giderse CIC’nin kaydettiği bu bilgiler kullanılacak.
Dosya memurları adayların email ile yapılan taleplere cevap vermemesinin ihtimalleri üzerinde uyarıldılar. Bazı ülkelerde email alımı veya cevap verilmesinin teknik nedenlerden dolayı zor olacağı ihtimalide onlara hatırlatıldı ve dosya memurlarına email ile istenen bilgi ve/veya belge durumunda uluslararası iletişimi de düşünerek adaylara taleplere ilişkin makul bir süre vermeleri konusunda da tavsiyede bulunuldu.
Emaili atın, gönderin ama siz siz olun CIC’nin size gönderdiği bir mektubu veya emaile cevap vermezlik etmeyin.
Tüm işleriniz yolunda olsun. Beklentileriniz tez zamanda gerçekleşsin.
Murat Kandemir (CCIC, FCMI)
